Документооборот по управлению

Комплексная постановка системы документационного обеспечения управления позволит установить единые принципы работы с документами на всех уровнях управления.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) — вид обеспечения управления предприятием, который включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии предприятия и управляющих воздействий по изменению ее состояния. ДОУ служит не только для обеспечения информацией руководства, но является способом ведения бизнеса и осуществления практического руководства предприятия.

Основной целью консалтинга в области ДОУ является установление единых принципов работы с документами на всех уровнях управления, организация документооборота предприятия, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки, движения, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.

В каких случаях целесообразно использовать данную услугу:

  • для усовершенствования системы управления и повышения эффективности управления предприятием;
  • для облегчения управления всей деятельностью предприятия (регламентация бизнес-процессов, работа коллектива по актуализированным нормативным документам);
  • для повышения конкурентоспособности за счет более быстрого принятия решений, качественного и своевременного исполнения решений.

Консалтинг в области документационного обеспечения управления

Для определения направлений работы по оптимизации делопроизводства и организации документооборота рекомендуется провести экспресс-диагностику, которая позволит более точно оценить трудоемкость работ. Стоимость экспресс – диагностики учитывается при определении общей стоимости работ.

Проведение экспресс-диагностики состояния делопроизводства и организации документооборота предприятия включает в себя следующие работы:

  • экспресс — анализ образцов внутренней документации и существующего документооборота предприятия;
  • экспресс — анализ существующего делопроизводства (практики работы с документами, практики хранения документов, практики формирования дел);
  • блиц — интервьюирование руководства предприятия, сотрудников подразделений;
  • подготовка экспресс — отчета по результатам диагностики и рекомендации по оптимизации технологий ДОУ (предлагаемый перечень работ).

Обследование и подготовка материалов по результатам диагностики системы документационного обеспечения управления включает в себя следующие работы:

  • анализ образцов внутренней документации и классификация документов;
  • анализ существующего документооборота предприятия;
  • анализ существующего делопроизводства (практики работы с документами, практики хранения документов, практики формирования дел, соответствие действующим стандартам и нормам);
  • анализ номенклатуры дел предприятия;
  • анкетирование сотрудников специализированных подразделений и других подразделений, занимающихся документооборотом предприятия, с целью выявления фактического состояния использования технологий по ДОУ и практики документирования принимаемых решений;
  • интервьюирование руководства предприятия, сотрудников специализированных и других подразделений;
  • подготовка отчета по результатам диагностики системы ДОУ, анализ полученных данных, включая создание схем реализации технологий ДОУ, моделей «как есть», подготовка рекомендаций по оптимизации технологий ДОУ, включая оптимизацию структуры специализированных подразделений.

Проектирование системы документационного обеспечения управления включает в себя следующие работы:

  • разработка концепции системы документационного обеспечения управления предприятием;
  • разработка пакета нормативных документов;
  • разработка рекомендаций по совершенствованию номенклатуры дел предприятия;
  • сопровождение внедрения системы документационного обеспечения управления.

Комплексная постановка системы документационного обеспечения управления включает в себя следующие работы:

  • диагностика системы ДОУ;
  • проектирование системы ДОУ;
  • внедрение системы ДОУ;
  • обучение сотрудников, ответственных за документооборот и делопроизводство;
  • опытная эксплуатация системы ДОУ.

Совершенствование системы документационного обеспечения управления и подготовка к внедрению электронного документооборота включает в себя следующие работы:

  • разработка положения о документационном обеспечении управления;
  • разработка пакета регламентов выполнения мероприятий по документационному обеспечению управления;
  • разработка рекомендаций по совершенствованию номенклатуры дел предприятия;
  • разработка альбома форм документов предприятия;
  • разработка регламента внесения изменений в систему документационного обеспечения управления.

Организация электронного документооборота  включает в себя следующие работы:

  • анализ существующей системы, выявление неоптимальных зон в рамках жизненного цикла основных документов, разработка концепции будущей системы документационного обеспечения управления;
  • создание документов, регламентирующих деятельность должностных лиц и подразделений при работе с документами (в том числе при документировании принимаемых решений) с указанием длительности выполнения тех или иных работ, форм используемых документов и ответственных за прохождение процесса в целом;
  • создание оптимальных маршрутов движения основных документов предприятия;
  • установка, конфигурирование автоматизированной системы, обучение персонала работе с ней и техническая поддержка работающей системы.